Dokumente (z. B. Ablichtungen, Abschriften oder Ausdrucke) werden nur amtlich beglaubigt , wenn das Original von einer Behörde erstellt wurde oder das Dokument einer Behörde vorgelegt werden soll.

Dokumente dürfen nicht amtlich beglaubigt werden, wenn

• die ausschließliche Zuständigkeit einer anderen Behörde gegeben ist (z. B. Geburts-, Ehe- oder Sterbeurkunden - nur vom Standesamt; beglaubigte Auszüge aus dem Liegenschaftskataster - nur vom Katasteramt)
• die Annahme berechtigt ist, dass der ursprüngliche Inhalt des Dokuments, dessen Ablichtung, Abschrift oder Ausdruck beglaubigt werden soll, geändert worden ist, insbesondere, wenn dieses Dokument Lücken, Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Wörter, Zahlen oder Zeichen, Spuren der Beseitigung von Wörtern, Zahlen und Zeichen enthält oder wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist,
• anstelle einer amtlichen Beglaubigung eine öffentliche Beglaubigung erforderlich ist (Die öffentliche Beglaubigung obliegt den Notaren und Gerichten und kann nicht durch eine amtliche ersetzt werden.),
• die Urkunde nicht in deutscher Sprache abgefasst ist und der Antragsteller sich weigert, eine amtliche Übersetzung beizubringen.
• es sich um Ausdrucke von nicht signierten elektronischen Dokumenten (z. B. Exmatrikulationsbescheinigungen) handelt.

Beglaubigungen von Dokumenten werden in der Regel sofort bearbeitet.

• Nachweis der Identität des Antragstellers (z.B. Personalausweis oder Reisepass),
• Originale der zu beglaubigenden Dokumente,
• Kopien, Abschriften oder Ausdrucke der Originale

Die Zuständigkeit für die amtliche Beglaubigung von Dokumenten, die von einer deutschen Behörde ausgestellt worden sind oder deren Abschrift zur Vorlage bei einer deutschen Behörde benötigt werden liegt beim Einwohnermeldeamt.